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4 consigli per rispettare le policy di viaggio e godersi la trasferta


policy di viaggioPer i viaggiatori, rispettare le policy aziendali e contribuire a centrare l’obiettivo di ottimizzazione dei costi dei viaggi d’affari non è sempre facile, soprattutto se l’azienda ha predisposto un budget piuttosto limitato. Ci sono però alcune strategie molto efficaci che il business traveller può adottare per limitare le spese, godendosi comunque il viaggio di lavoro in totale sicurezza e comfort.

Vediamo in questo articolo quali sono i consigli che si possono facilmente mettere in pratica fin da subito.

Policy di viaggio restrittive? Ecco come non sforare!

I viaggi di lavoro possono essere piuttosto dispendiosi, considerando le spese di trasporto, di alloggio, dei pasti e le eventuali assicurazioni.

Generalmente ogni azienda definisce una serie di policy relative al viaggio di lavoro che comprendono anche il budget a disposizione del viaggiatore, per fare in modo che la nota spese presentata alla fine della trasferta rientri nelle previsioni. Spesso, però, il budget stanziato, pur tenendo conto della soddisfazione e del benessere dei dipendenti, risulta più basso delle aspettative e il viaggiatore deve trovare qualche escamotage per non oltrepassare i limiti.

Ecco, di seguito, le aree in cui si può risparmiare di più durante un viaggio di lavoro.

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1. Spese di trasporto

L’aereo è sicuramente il mezzo più comodo e veloce per spostarsi e spesso è indispensabile, soprattutto se si viaggia al di fuori dell’Europa, ma non solo.
Il consiglio è quello di verificare le tariffe del volo in siti diversi e valutare il migliore.

Attenzione però: convenienza non significa solamente un prezzo più basso.

Molto spesso, infatti, le compagnie low cost propongono voli a prezzi estremamente competitivi, ma che in realtà nascondono costi che possono incidere moltissimo sul prezzo reale del viaggio aziendale.
Ad esempio, l’arrivo in un aeroporto molto lontano dal centro della città, l’impossibilità di avere un bagaglio in stiva gratuito o il fatto che non siano previsti pasti in volo sono solo alcuni esempi di costi “nascosti”, ma che poi devono essere inseriti nella nota spese finale.

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È molto utile anche verificare se la compagnia aerea scelta preveda l’adesione a programmi di fidelizzazione per le aziende: questi, infatti, spesso danno la possibilità di sfruttare vantaggi e benefici che permettono di ottimizzare i costi del viaggio, oltre ad incrementare il benessere dei collaboratori in trasferta.

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2. Alloggio

Scegliere un appartamento condiviso con i colleghi al posto della stanza di un albergo permette non solo di risparmiare, ma anche di rendere più piacevole e confortevole il viaggio. Ad esempio, tramite piattaforme online, si può affittare un intero appartamento dotato di cucina e wi-fi, a volte per un costo minore rispetto a una stanza d’albergo.

Tra l’altro, nella maggior parte dei casi, i proprietari sono persone del luogo che saranno felici di dare utili consigli al viaggiatore anche su come trascorrere il tempo libero nel corso del viaggio di lavoro.

Se, invece, si preferisce l’alloggio in una struttura alberghiera, è molto importante affidarsi alle policy per consultare l’elenco degli hotel convenzionati e scoprire tutte le comodità incluse nelle tariffe corporate.

3. Pranzi e cene

I pasti fuori possono facilmente far superare i limiti stabiliti dalle policy di viaggio, soprattutto se non si fa attenzione a scegliere ristoranti e locali non troppo costosi.policy di viaggio

L’appartamento potrebbe risolvere anche questo problema, soprattutto se si tratta di viaggi lunghi. In questo modo, infatti, i viaggiatori potrebbero decidere di evitare di cenare fuori tutte le sere, ma di cucinare in appartamento facendo la spesa al supermercato. Oltre ad un risparmio economico, avrebbero così più libertà nella scelta del cibo e questo farebbe sicuramente piacere soprattutto alle persone particolarmente attente all'alimentazione anche in viaggio.
Un altro metodo per non rischiare di rimanere sorpresi dal conto alla fine del pasto, è quello di controllare in anticipo i prezzi del menù online oppure guardare le recensioni dei clienti. A volte, inoltre, prenotando con applicazioni dedicate, si può riservare un tavolo e avere uno sconto dal 20 al 50% sullo scontrino finale!
Portarsi snack e spuntini confezionati, inoltre, permetterà di evitare spese extra nel corso degli spostamenti in città.

4. Muoversi in città

Utilizzare app per il car-sharing o di noleggio con conducente, possono risultare soluzioni meno costose rispetto ai taxi e sono facilmente reperibili, soprattutto nelle grandi città.
Altra alternativa da considerare può essere il bike-sharing con applicazioni specifiche: funzionano praticamente come il noleggio dell’automobile, ma con la bici. Questo metodo, oltre ad essere sostenibile per l’ambiente, permette di evitare il traffico e anche di fare un po’ di sport!
Anche condividere l’auto, o più probabilmente il taxi, con altri colleghi in viaggio può essere una valida opzione.

Ad esempio, per spostarsi dall'aeroporto al centro, è molto facile trovare altre persone che devono andare nella stessa direzione. Oppure, se si deve partecipare ad un convegno o congresso importante, è probabile trovare in hotel altri colleghi diretti nello stesso posto. Chiedere, durante la colazione o la sera prima, se qualcuno deve recarsi nello stesso luogo e vuole condividere il taxi, può essere un’ottima idea sia per risparmiare che per fare nuove conoscenze.

Far rientrare tutte le spese della trasferta nei limiti stabiliti dalle policy di viaggio può essere complicato, ma seguendo questi piccoli accorgimenti si potrà risparmiare parecchio e si avranno anche maggiori occasioni di fare nuove conoscenze.

Un’organizzazione ottimale della trasferta, comunque, è il modo migliore per ottimizzare i costi fin dall'inizio. Un ottimo metodo è quello di aderire a programmi di fidelizzazione gratuiti come PartnerPlusBenefit, per ricevere sconti, voucher e tanti altri vantaggi. Scopra di più cliccando qui!

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Tags: gestione spese di viaggio, organizzazione viaggio d'affari, travel manager

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