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4 suggerimenti per coniugare budget e global mobility

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La global mobility cresce, a confermarlo sono dati e statistiche del settore che prevedono, nei prossimi anni, un incremento dell’investimento destinato ai viaggi d’affari.

Come si giustificano questi risultati? Le attività aziendali fuori sede incontrano gli impegni quotidiani dell’organizzazione, da un lato, e dall'altro obiettivi e motivazione dei collaboratori, stimolati da nuove responsabilità. Uno dei fattori che incide sulla realizzazione di questo progetto è il budget previsto, ragion per cui ottimizzare le spese si rivela strategico per accogliere la domanda aziendale.


Come ottimizzare i costi della global mobility: 4 consigli

Possiamo definire la mobilità globale come una tendenza supportata da una cultura internazionale e da un orientamento intraprendente. I viaggi d’affari rappresentano la leva per dare vita a nuove relazioni professionali, mantenere quelle consolidate e avviare nuovi ambiziosi progetti.

Oggigiorno, aziende e risorse sono alla continua ricerca di stimoli, responsabilità e progetti nuovi da cogliere per rimanere al passo con le opportunità offerte dal mercato; è piuttosto imprudente rinunciare a queste occasioni e tagliare gli investimenti destinati alle trasferte di lavoro. In questo scenario, si delinea la necessità di contenere i costi e di ottimizzare le spese dei viaggi.

Nelle prossime righe, approfondiremo i consigli per una gestione ottimale della global mobility, con un’analisi mirata all'attivazione di procedure corporate che garantiscano, da un lato, la massima efficienza e, dall'altro, un controllo del capitale allocato.

Cominciamo dal primo suggerimento. 

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Organizzazione dettagliata e minuziosa

I business traveller sono consapevoli del fatto che non è sempre possibile organizzare una trasferta di lavoro con largo anticipo e approfittare, così, di prezzi agevolati di voli e alloggi. Questo perché impegni e riunioni possono essere rimandati a causa di imprevisti o, al contrario, essere definiti all'ultimo momento. Quindi, se non è possibile prevedere il tempo a disposizione per l’organizzazione, quali elementi è bene considerare? Occorre analizzare approfonditamente benefit e servizi inclusi nelle tariffe scelte. Uno degli errori più comuni, infatti, è lasciarsi ingannare da un prezzo, all'apparenza, promozionale che cela invece una serie di costi fantasma non calcolabili in quel momento. Questo sarà l’argomento del prossimo consiglio.

 

Attenzione alle tariffe nascoste

Quali fattori incidono sulla tariffa finale offerta al pubblico? Gli orari dei voli e la partenza prevista da uno specifico aeroporto sono solo due tra gli elementi che contribuiscono maggiormente alla formulazione del prezzo. Ovviamente, una spesa minore risulta più allettante, soprattutto a fronte di un budget prefissato; in questi casi è fondamentale analizzare attentamente tutti i dettagli.

Molto probabilmente, in questa fase si sveleranno spese, al momento non previste o considerate, ma che incideranno sul viaggio aziendale. Atterrare in un aeroporto particolarmente lontano dalla destinazione da raggiungere, partire ad orari sfavorevoli, dover noleggiare un transfer o acquistare un pasto in aeroporto sono esempi concreti di spese fuori budget da inserire in nota spese una volta rientrati in ufficio. La soluzione? Aderire ad un programma di fidelizzazione permetterà all'azienda di sfruttare vantaggi e benefici offerti dalla global mobility, senza rinunciare a servizi che possono incrementare il benessere dei collaboratori in trasferta.



Servizi di sharing economy

Tecnologie e servizi innovativi hanno rivoluzionato e, da un lato, semplificato molti aspetti della vita quotidiana. I viaggi sono oggetto di migliorie e trasformazioni continue, complici applicazioni, strumenti digitali e l’incremento nell'utilizzo di piattaforme interattive.

In questo contesto si delinea un concetto progressista: la sharing economy. Questo modello di economia circolare prevede la possibilità di condividere e di conseguenza usufruire di beni, servizi, competenze e tempo. Una tendenza ad oggi, particolarmente apprezzata dalle nuove generazioni, promotrici del cambiamento ma, soprattutto, sostenitrici dell’ottimizzazione delle spese senza rinunciare alla qualità dell’esperienza.

 

Revisione delle travel policy aziendali

Risulta chiaro, da quanto spiegato nelle righe precedenti, che novità e cambiamenti obbligano l’azienda a riconoscerne l’impatto sulle attività quotidiane. Travel policy datate e poco conformi alle necessità dei business traveller non supporteranno appieno i ritmi e gli impegni lavorativi previsti a destinazione.

Occorre valutare attentamente i bisogni dei collaboratori e stilare un progetto ex novo che stabilisca delle procedure più semplificate, dal budget previsto, alla compilazione delle note spese e alla possibilità di integrare del tempo libero agli impegni fuori sede.

 

 

Nell'articolo di oggi abbiamo esaminato alcuni suggerimenti per coniugare il budget a disposizione per i viaggi aziendali e la necessità di investire sulla global mobility.

Rivedere bisogni e singoli dettagli è cruciale per non incorrere in tagli a servizi e strumenti fondamentali per i nuovi business traveller.

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Tags: organizzazione viaggio d'affari, gestione spese di viaggio, viaggi d'affari

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