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8 modi per ottimizzare il costo dei viaggi aziendali


viaggi aziendaliQuando un’organizzazione ha una percentuale consistente di dipendenti che viaggiano per incontrare clienti o partner, la sola idea di ottimizzare il costo dei viaggi aziendali è sempre una sfida. Ci sono però diversi accorgimenti che consentono di attivare delle procedure corporate in materia di trasferte tali da garantire la massima efficienza all'impresa senza dovere scendere a compromessi nell'offerta di servizi, comfort e benessere dei collaboratori.

Ne parliamo in questo articolo nel quale le proponiamo 8 consigli utili.


Grazie a una definizione chiara dei processi e delle procedure aziendali in materia di business travel, non solo è possibile raggiungere l’obiettivo di contenimento del budget previsto, ma anche aumentare il livello di soddisfazione dei dipendenti che viaggiano spesso per lavoro.

Ecco 8 consigli per ottimizzare il costo dei viaggi aziendali

  1. Procedure chiare e regole ben definite nella travel policy

Il primo passo nell'ottimizzazione dei costi è la revisione delle policy aziendali: dalla prenotazione dei voli ai massimali di spesa per i pasti fino alla regolamentazione delle mance nei Paesi in cui sono considerate dovute, sono diversi i parametri da definire.

Per fare in modo che i collaboratori siano sereni e sappiano quali comfort siano inclusi nelle procedure, queste devono essere comunicate in modo chiaro e trasparente. In generale dovranno includere una sintesi del processo di approvazione della trasferta, linee guida sull'uso di piattaforme per la prenotazione di voli, camere d’albergo, auto a noleggio, sale riunioni, limiti di spesa giornalieri per singole voci di costo.

  1. Pianificare in anticipo

La regola d’oro sempre valida sia nel mondo del travel, sia d’affari che di piacere, è prenotare e pianificare le trasferte con anticipo, quando possibile. I tempi ristretti non solo rischiano di vedere lievitare i costi di voli aerei e camere d’albergo, ma anche di avere un impatto sull’organizzazione del lavoro nel team. Meglio assicurarsi che venga garantita una copertura delle attività e soprattutto che la trasferta sia organizzata in modo da fare combaciare gli impegni lavorativi e, perché no, qualche momento di svago.

 

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  1. Gratificare i collaboratori

In tema di svago, non si può ignorare la tendenza bleisure e l’obiettivo sempre più diffuso di migliorare il benessere dei collaboratori, anche in trasferta. In quest’ottica, perché non premiare i dipendenti che contribuiscono all’ottimizzazione dei costi con alcuni benefit di cui possono godere durante i viaggi aziendali?

Oltre a contribuire alla loro soddisfazione, premiando i comportamenti più efficaci si incentiva l’intera organizzazione al rispetto delle procedure, con un vantaggio per l’azienda che può beneficiare anche di programmi di fidelizzazione.

  1. Prenotazione di voli aerei

Oggi più che mai l’offerta, in termini di tariffe più o meno flessibili, ma anche di compagnie aeree, è davvero variegata. Proprio per questa ragione occorre prestare particolare attenzione per evitare soprese sgradite e costi imprevisti nel calcolo finale dei costi di trasferta. Nel caso di tariffe particolarmente vantaggiose, è bene verificare cosa includa e cosa invece preveda un pagamento extra; nella scelta della migliore combinazione di voli, inoltre, anche gli eventuali tempi di attesa e gli spostamenti interni sarebbero da calcolare nei costi.

  1. Costi relativi ai pernottamenti

Anche in questo caso, le considerazioni da fare prima della prenotazione non sono poche. Per questa ragione avere una lista di hotel presso cui è possibile soggiornare durante i viaggi aziendali e includerla nei sistemi di prenotazione si rivela strategico. Anche all’interno del medesimo albergo o della stessa catena, le tariffe possono variare in base alle dimensioni della stanza, dei servizi offerti e degli extra non inclusi, ma indispensabili al collaboratore. Un caso emblematico è il wi-fi, non sempre compreso.

  1. Introdurre un’approvazione preventiva alla trasferta

La procedura di approvazione non dovrebbe riguardare esclusivamente le note spesa a valle della trasferta di lavoro. Grazie alla diffusione dei sistemi di pagamento virtuale, infatti, le piattaforme usate dalle aziende consentono di impostare dei livelli di approvazione in modo da ridurre le cancellazioni successive alla prenotazione che, a seconda della classe di viaggio, possono risultare onerose.

Questi sistemi online inoltre possono già contenere le procedure corporate, come ad esempio la possibilità di prenotare in business class sopra un dato numero di chilometri di distanza e le eventuali convenzioni attive.

  1. Servizi e addebiti extra

Abbiamo già menzionato i costi per il collegamento wi-fi se questo non è incluso nella tariffa, ma anche i parcheggi, le mance e il minibar possono contribuire a gonfiare non poco la nota spese. Un altro vantaggio dei pagamenti virtuali è la possibilità di avere a disposizione delle applicazioni mobile per i pagamenti che riducono l’uso di contante e aiutano a rispettare le procedure aziendali, monitorando costantemente le transazioni.

  1. Produttività nel corso del viaggio di lavoro

Se l’azienda è in grado di sgravare i collaboratori dalla gestione della trasferta e dei suoi costi, questi saranno più efficienti nello svolgimento delle mansioni per cui si trovano in viaggio. Rendere il loro viaggio il più possibile sicuro e organizzarlo in ogni sua fase li aiuterà a essere sempre produttivi nel corso della trasferta fuori sede.

Anche in questo frangente la tecnologia supporta i collaboratori grazie alla possibilità di monitorare il calendario, le previsioni meteo, il traffico, ma anche pagare i trasporti locali, tutto tramite app.

 

Quelli elencati nell’articolo sono solo alcuni dei modi che possono contribuire all’ottimizzazione dei costi aziendali per i viaggi, continui a seguire il nostro blog per altri consigli utili!

 

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Tags: trasferte di lavoro, viaggi d'affari, gestione spese di viaggio, servizi digitali

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