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Come definire e monitorare i KPI dei viaggi aziendali

viaggi aziendali

Analizzare l’andamento dei progetti ongoing dei singoli dipartimenti è fondamentale per monitorare ed eventualmente correggere la strategia aziendale. Tra i dati da osservare, i Key Perfomance Indicators (KPI) rappresentano uno degli strumenti più funzionali, perché permettono di utilizzare parametri e variabili di natura diversa.

I viaggi aziendali rientrano tra le attività di business e, di conseguenza, sono oggetto di un’ottimizzazione continua. Nell'articolo di oggi approfondiremo quali KPI è bene monitorare regolarmente per rendere le trasferte di lavoro produttive ed efficienti.


Quali KPI monitorare per ottimizzare i viaggi aziendali?

La valutazione del successo di un viaggio di lavoro si misura principalmente con l’analisi degli obiettivi raggiunti. 

Esistono, tuttavia, più variabili in grado di condizionare le previsioni dell’organizzazione in merito ai risultati e alle performance da raggiungere. Per questa ragione, risulta fondamentale stilare una travel policy, regolarmente aggiornata, che integri elementi essenziali in termini di organizzazione e ottimizzazione di tutti i fattori in gioco.

I KPI sono gli indicatori scelti dai manager per osservare l’andamento di strategie pianificate.  

Definire i KPI, analizzarli ed eventualmente correggere le attività in corsa non è semplice, ma l’introduzione di questi elementi all'interno di una serie di dati e statistiche è senza dubbio un fattore chiave per migliorare performance e risultati.

I viaggi di lavoro fanno parte degli elementi strategici da monitorare regolarmente, in quanto, come tutte le attività aziendali, concorrono al raggiungimento di risultati positivi e all'incremento della motivazione dei collaboratori.

 

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Gli indicatori definiti, normalmente, misurano la qualità dei risultati, la quantità di lavoro, il budget dedicato e il tempo necessario per raggiungere obiettivi prefissati.

Quali KPI monitorare per ottimizzare i viaggi di lavoro? Un programma di corporate travel efficiente dovrebbe focalizzare le sue analisi su:

  • Gli strumenti a disposizione dell’organizzazione e dei dipendenti
  • L’adempimento alle norme previste dalle travel policy
  • La motivazione e soddisfazione dei collaboratori

Cominciamo dal primo.

 

I servizi a disposizione di azienda e dipendenti

Uno dei fattori cruciali per determinare se le politiche che regolano i viaggi aziendali sono conformi agli standard corporate è la valutazione degli strumenti a supporto.

I servizi digitali utilizzati dall'azienda e dai collaboratori sono un fattore determinante per l’esperienza in viaggio; ognuno gioca un ruolo chiave per ciascuna delle fasi coinvolte:

  • La prenotazione di voli e hotel che richiede un focus mirato alla scelta degli itinerari e alle tariffe che coniugano al meglio benefit offerti e ottimizzazione del budget
  • Le piattaforme per il noleggio di auto, così come taxi app da utilizzare nel Paese di destinazione
  • Gli strumenti digitali per monitorare e compilare le note spese

 

L’adempimento delle norme previste dalle travel policy

Le procedure di trasferta sono rispettate? Si adattano alle necessità dei business traveller o andrebbero riviste sulla base di nuove esigenze emerse?

Affinché le corporate travel policy siano rispettate e osservate meticolosamente è opportuno prevedere soluzioni che ne garantiscano piena accessibilità.

Chiarezza e trasparenza in merito a servizi e benefit a disposizione dei collaboratori favorirà il corretto assolvimento di tutte le indicazioni fornite, riducendo nettamente i rischi di incorrere in errore.

Ancora una volta, gli strumenti user-friendly rappresentano un valido alleato nella gestione delle trasferte, permettendo da un lato di semplificare le attività burocratiche e, dall'altro, di supportare impegni e responsabilità quotidiane dei collaboratori in viaggio.

 

La motivazione e la soddisfazione dei dipendenti

I viaggi di lavoro possono avere un impatto positivo sulla motivazione dei collaboratori; per questo è importante identificare quali sono gli aspetti più gratificanti e che contribuiscono a incrementare serenità e soddisfazione in azienda.

Tra gli aspetti da valutare figurano le responsabilità affidate che,stimolano la curiosità e il desiderio di conoscenza, rivelandosi elementi cruciali per il raggiungimento dei risultati. Ma non solo, il coinvolgimento del team, lo sviluppo di nuovi progetti e il confronto continuo con realtà differenti sono elementi determinanti per il benessere aziendale.

Risulta evidente che prevedere tra i KPI statistiche che monitorino previsioni, aspirazioni e percezione dei business traveller in merito agli obiettivi di business si riveli una strategia ottimale per incrementare i livelli di retention e il coinvolgimento dei collaboratori in azienda.

 

Nell'articolo di oggi, abbiamo approfondito l’importanza di monitorare regolarmente i KPI dei viaggi aziendali.

Le trasferte di lavoro nascono per rispondere alla necessità di approcciare nuovi mercati e ampliare il business incrementandone le opportunità commerciali e non solo.

Alla luce dell’importanza del ruolo dei viaggiatori d’affari, è doveroso monitorare l’andamento della gestione delle attività, come richiesto per qualunque altro progetto attivo.

Nello specifico, tra i KPI ritenuti decisivi abbiamo posto il focus sugli strumenti a disposizione delle imprese, sull'importanza di rendere consultabili e accessibili le norme corporate e sul valore della motivazione dei collaboratori per migliorare le performance.

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Tags: viaggi d'affari, trasferte di lavoro, gestione spese di viaggio

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