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Come definire una travel policy efficace e rispettarla sempre

travel policyDefinire una politica aziendale efficace non è sempre facile, ma spesso la difficoltà maggiore è fare in modo che i collaboratori la rispettino. La travel policy è fondamentale per controllare i costi del viaggio e garantire sicurezza e benessere dei dipendenti, per questo la completa aderenza da parte dei diretti interessati è fondamentale.

In questo articolo, vogliamo fornire alcuni suggerimenti per migliorare la policy in modo che venga seguita il più possibile.

Travel policy: 5 strategie per migliorarla

Se l’azienda si appoggia a un’agenzia per l’organizzazione delle trasferte o se è presente un travel manager interno, generalmente ci sono maggiori possibilità che le policy vengano rispettate.

In molti casi, però, le imprese lasciano che siano i dipendenti stessi a effettuare le prenotazioni e organizzare i viaggi, senza alcun supporto o controllo. I casi possono essere davvero moltissimi, ma una cosa è certa: disporre di regole precise e fare in modo che vengano rispettate permette di risparmiare notevolmente sui costi del viaggio.

Il problema è che spesso i dipendenti non sono a conoscenza dell’esistenza di policy oppure sono poco consapevoli dell’importanza di rispettarle.

costo dei viaggi

Ecco quindi 5 suggerimenti per creare una travel policy aziendale adeguata e fare in modo che sia rispettata.

1. Prendere in considerazione le opinioni dei viaggiatori

Spesso, capita che l’azienda ponga maggiore attenzione al risparmio sulle spese della trasferta che non alla soddisfazione del collaboratore. Un modo per garantire una maggiore aderenza alle policy, però, è proprio quello di concentrarsi sull'esperienza di viaggio e fare in modo che il dipendente abbia a sua disposizione tutti i servizi di cui ha bisogno. Ad esempio, richiedere un feedback post viaggio è un modo semplice ed economico per capire cosa sia andato bene e cosa si possa migliorare nelle pianificazioni successive.

2. Adottare metodi innovativi

Molte aziende oggi stanno diventando sempre più creative nel trovare modi per far rispettare le politiche aziendali. Simulare un’esperienza ludica (la cosiddetta gamification) sembra possa incentivare il rispetto delle policy e può essere considerata una strategia divertente ed economica per spingere i collaboratori a utilizzare gli strumenti e i canali di prenotazione aziendali, ad esempio.

Ovviamente questi “giochi” devono prevedere dei premi che effettivamente incoraggino scelte più vantaggiose per l’azienda (ad esempio ricevere tramite cashback una parte del budget risparmiato, oppure avere la possibilità di prolungare il viaggio in ottica bleisure).

3. Informare rispetto all'obbligo di assistenza

Le travel policy fanno parte di quello che viene definito “obbligo di assistenza,” ovvero il dovere di proteggere i dipendenti mentre si trovano al di fuori dell’azienda. Bisognerebbe informare il collaboratore dei rischi prima della partenza, dando evidenza delle risorse a sua disposizione in caso di imprevisti, come assicurazioni e polizze attive. Sapere che l’azienda si può mobilitare immediatamente in caso di inconvenienti è certamente un modo per incentivare al rispetto delle policy e i travel manager dovrebbero sfruttarlo a proprio vantaggio.

4. Assicurarsi che le policy siano accessibili, chiare e aggiornate

La comunicazione migliora il rispetto delle policy aziendali, questo è certo. Assicurarsi che siano accessibili da parte dei dipendenti fa parte della comunicazione e implica una formazione specifica sulle policy stesse. Se i dipendenti non hanno una conoscenza approfondita delle regole o se queste non sono chiare, è molto difficile che vengano rispettate. È fondamentale renderle comprensibili e costantemente aggiornate, rimuovendo quelle irrilevanti e facendo in modo che i nuovi trend – come la sharing economy – siano inclusi. Rendere le policy accessibili significa anche fare in modo che siano consultabili da tutti, in qualsiasi momento.

5. Utilizzare gli strumenti a disposizione

Per facilitare il rispetto delle regole, la tecnologia è un validissimo aiuto. Ad esempio, esistono degli strumenti che permettono al traveller di prenotare autonomamente voli e hotel, inviando degli alert nel caso in cui le soluzioni selezionate non siano in linea con le policy aziendali. Sarà molto difficile che il dipendente decida di ignorare completamente un avviso di questo tipo, è più probabile che cerchi un’alternativa. Anche fornire una carta di credito aziendale con un limite preimpostato è un modo efficace per mantenere il controllo sulle spese ed evitare che il budget venga superato. Il fatto di non dover anticipare denaro e compilare lunghe note spese, per poi attendere il rimborso a fine trasferta, è un ulteriore incentivo all'utilizzo.

travel policy

Un altro modo efficace per ottimizzare il budget e garantire un’esperienza positiva al collaboratore è iscrivere l’azienda ai programmi di incentivazione gratuiti delle compagnie aeree. Avere la possibilità di accumulare punti da convertire per ottenere cashback, premi, upgrade, accesso alle lounge e tanto altro è sicuramente un enorme vantaggio, con un impatto positivo sulla motivazione.

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Tags: viaggi d'affari, gestione spese di viaggio, travel manager

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