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Definire e monitorare il budget dei viaggi in epoca di global mobility


budget dei viaggiLa global mobility, una tendenza che supporta la mobilità internazionale, un approccio intraprendente e orientato alla scoperta di nuovi mercati e culture, è una realtà ormai consolidata all'interno delle aziende.

La crescita di alcuni settori produttivi sostiene gli investimenti per le trasferte, considerate un’attività strategica per il futuro del business.

Come definire e monitorare il budget dei viaggi, alla luce delle nuove previsioni di spesa? Nell'articolo di oggi, alcuni consigli utili.


Supportare la global mobility & ottimizzare il budget dei viaggi: obiettivo possibile?

Come confermato anche dai risultati contenuti nel Nuovo Osservatorio sui Viaggi d’Affari, redatto dal Professor Andrea Guizzardi con la collaborazione dell’Università di Bologna, cresce il mercato dei viaggi d’affari, sostenuto da una fase economica espansiva, dall'incremento delle trattative commerciali e da investimenti sempre più mirati. 

I dati emersi dallo studio confermano che nel 2018 la spesa sostenuta per i viaggi di lavoro ha superato i 20 miliardi di euro, perfettamente in linea con l’incremento del potere d’acquisto delle imprese. La voce trasporto incide sul budget dei viaggi per il 56,9%.

Le informazioni presentate denotano una crescita coerente tra ROI e spese registrate, sostenute da obiettivi ambiziosi, progetti stimolanti e nuovi affari commerciali. Alla luce delle previsioni rosee, nel 2019 si vedrà un ulteriore incremento dei volumi d’affari e, di conseguenza, del mercato dei viaggi aziendali.

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È evidente, quindi, come l'ottimizzazione dei costi di trasferta risulti cruciale per mantenere saldo l’investimento indirizzato alla global mobility, una componente di successo per la maggior parte delle imprese medio-grandi.

Il ruolo del corporate travel manager nella definizione del budget dei viaggi e nel monitoraggio delle spese sostenute dai collaboratori è fondamentale. Le analisi interne intervengono direttamente sulle direttive incluse nelle policy aziendali, aggiornandole, modificandole e inserendo nuove voci. Tra queste, emergono elementi cruciali per la riduzione delle spese e il miglioramento dei servizi destinati ai business traveller. Vediamoli più nello specifico nel prossimo paragrafo.

Stanziare un budget giornaliero per singolo collaboratore

In epoca di global mobility, il viaggio d’affari non è più un’attività riservata esclusivamente ai collaboratori trasfertisti che, da contratto, svolgono gran parte dei propri compiti all'estero. I progetti fuori sede coinvolgono molte risorse che collaborano quotidianamente alla definizione di nuovi obiettivi e al raggiungimento di risultati importanti. Stanziare un budget adeguato e allineato alle necessità è cruciale per non dovere incorrere in futuro a tagli o riduzioni. Come emerso dal Nuovo Osservatorio sui Viaggi d’Affari, la voce trasporto incide per più del 50% sul costo totale dei viaggi.

budget dei viaggi

Come intervenire?

L’iscrizione a un programma di incentivazione per aziende, come PartnerPlusBenefit, offre vantaggi esclusivi che impattano direttamente sul budget previsto. In questo articolo potrà approfondire i dettagli e conoscere i servizi dedicati alle imprese.

Introdurre servizi a supporto del viaggio d’affari

Attivare servizi personalizzati per i business traveller è essenziale, soprattutto a fronte della crescita degli investimenti per i viaggi intercontinentali. Le soluzioni includibili nelle tariffe hanno l’obiettivo di rendere più piacevoli gli spostamenti che prevedono molte ore di viaggio. Tra le misure particolarmente apprezzate, troviamo il wi-fi in volo, l’accesso alle lounge aeroportuali, i pasti di qualità e le app interattive, determinanti anche per la pianificazione degli appuntamenti. Le performance dei collaboratori, più focalizzati e concentrati sui propri obiettivi piuttosto che sull'organizzazione della trasferta, non potranno che giovarne.

L’introduzione di servizi integrati può alleggerire la nota spesa e prevenire l’inserimento di voci extra non preventivate: ne parliamo nel prossimo paragrafo.

Ottimizzare la compilazione delle note spese

La compilazione della nota spese è uno dei fattori che incide maggiormente sul budget destinato ai viaggi d’affari. Da un lato, quando non vengono previsti gli strumenti e le soluzioni idonee a sostenere le trasferte dei collaboratori, si corre il rischio di sforare i massimali. Dall'altro lato, il problema può presentarsi a priori, se non sono chiare le modalità di compilazione, condizione che inevitabilmente ritarda la verifica delle spese e l’accettazione dei rimborsi. Monitorare regolarmente le voci inserite, il budget dedicato e le necessità dei collaboratori contribuisce a una definizione coerente ed efficiente degli indicatori di spesa.

 

Nell'articolo di oggi sono state evidenziate le principali criticità all'ottimizzazione dei costi dei viaggi aziendali. Come è emerso, la global mobility è una tendenza consolidata all'interno della maggior parte delle imprese medio-grandi che riconoscono l’importanza di pianificare obiettivi e progetti fuori sede. Questo trend porta le aziende alla necessità di definire e monitorare il budget dei viaggi, affinché sia allineato alle esigenze di business e alle preferenze dei business traveller.

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Tags: viaggi d'affari, gestione spese di viaggio, travel manager

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