Il mercato dei viaggi d’affari, negli anni, è cambiato in risposta alle esigenze delle imprese di accogliere opportunità significative fuori sede. Parallelamente, si è resa necessaria l’introduzione di nuove figure alle quali affidare la gestione del budget dedicato, nonché la revisione delle travel policy.

I dati contenuti nel Nuovo Osservatorio sui Viaggi d’Affari confermano che il travel manager aziendale sta assumendo un ruolo ancora più rilevante per le decisioni dirigenziali. Ne parliamo nell'articolo di oggi.

Perché il travel manager aziendale è una figura decisiva per la gestione dei viaggi d’affari?

Il Nuovo Osservatorio sui Viaggi d’Affari, lo studio redatto dal Professor Andrea Guizzardi con la collaborazione del Dipartimento di Scienze Statistiche dell’Università di Bologna, ha approfondito il ruolo del travel manager aziendale nelle imprese di oggi. Ciò che è emerso è il graduale cambiamento della struttura che regola le trasferte fuori sede, in risposta ad un aumento significativo del numero dei viaggi intrapresi e dei collaboratori coinvolti in progetti internazionali.

Come si evince dal documento, i business traveller assumono un ruolo sempre più attivo all'interno delle imprese dovuto, in parte, ad una fase espansiva dell’economia mondiale che ha visto la progressiva apertura dei mercati asiatici e lo sviluppo di alcuni segmenti produttivi minori.

Le aziende che scelgono di investire nella figura del corporate travel manager sono consapevoli dell’importanza di affidare la pianificazione delle trasferte ad un professionista competente, che si occupi della gestione del budget destinato alle attività fuori sede, dell’integrazione di servizi e benefit, con un focus attento sui costi e sulle spese extra. Dai dati pubblicati, emerge che il 13% delle aziende intervistate ha almeno un collaboratore dedicato che impiega più del 90% del suo orario di lavoro nella gestione e pianificazione dei viaggi aziendali; il 52% dell’organico assunto con la qualifica di manager, dirigente e direttore svolge il ruolo di travel manager, occupando per questa mansione almeno il 50% del proprio tempo. Incrementa, quindi, l’assunzione di risorse impiegate nel travel management, così come la delegazione di compiti e responsabilità a collaboratori già inseriti a pieno titolo nell'amministrazione dei viaggi d’affari.

Il Nuovo Osservatorio sui Viaggi d’Affari offre considerazioni significative in merito alla funzione del travel manager aziendale, decisiva per l’operato del personale all'estero e per i risultati degli obiettivi prefissati:

• In primo luogo, questa figura supporta la necessità di revisionare procedure e norme inserite nelle travel policy, in risposta a nuove esigenze maturate da imprese e collaboratori e all'aumento del numero dei viaggi d’affari. Esaminando accuratamente i giustificativi di spesa, le ricevute presentate dai collaboratori e analizzando i servizi destinati ai business traveller, il manager valuta l’integrazione di strumenti, disposizioni e procedure aggiuntive, eventualmente abolendo le più datate.
• La nascita di nuove tecnologie, come i self-booking tool, le applicazioni mobile e i nuovi sistemi di pagamento hanno semplificato la gestione dei viaggi d’affari a tutti i livelli, coinvolgendo gli stessi collaboratori. Per questa ragione è importante che le mansioni del travel management siano definite per coordinare l’impiego self di piattaforme e strumenti.
• Benessere dell’organico, sicurezza in viaggio e miglioramento delle performance sono oggetto di analisi continue, per assicurare alle risorse coinvolte i mezzi e le opportunità migliori. Anche in questa circostanza, l’intervento del travel manager risulta cruciale in fase deliberativa; collaborando strettamente con l’area dirigenziale, la segreteria di direzione e l’agenzia viaggi convenzionata, è in grado di sviluppare soluzioni mirate a soddisfare l’azienda a tutti i livelli.

Il Nuovo Osservatorio sui Viaggi d’Affari ha approfondito le tendenze emerse lo scorso anno in tema di viaggi d’affari. Emerge un coinvolgimento sempre più attivo di una figura chiave per la gestione e ottimizzazione delle trasferte fuori sede; questa, ricoprendo un ruolo cruciale per le imprese di oggi, contribuisce alla definizione delle misure destinate ai collaboratori, semplificando i processi e favorendo il benessere e il miglioramento delle performance.

Sebbene le funzioni del travel manager aziendale siano ancora poco conosciute, come dimostrano i dati presentati dallo studio, cresce l’investimento destinato a quest’area dirigenziale, grazie ad una maggiore consapevolezza dell’importanza di gestire le attività fuori sede, ottimizzando i costi aziendali. Una pianificazione accurata e dettagliata dei processi concorre alla definizione di una struttura organizzativa efficiente, in grado di rispettare il budget previsto.

Come usufruire di questi vantaggi a supporto dei risultati e delle performance? Le imprese hanno a disposizione programmi di incentivazione dedicati, come PartnerPlusBenefit, che permettono di accedere a servizi esclusivi in cambio di punti. Oltre a ridurre le spese extra in viaggio, in questo modo, si assicurano serenità e concentrazione ai business traveller, necessarie per rappresentare al meglio l’azienda fuori sede.