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Organizzazione viaggi aziendali: come coniugare comfort e risparmio


organizzazione viaggi aziendali

Sempre più aziende, oggi, prevedono una concezione di welfare aziendale applicato anche alle trasferte, con una conseguente maggiore disponibilità dei dipendenti a viaggiare tanto per lavoro, anche all’estero.

Tuttavia, nell’organizzazione viaggi aziendali non può mancare un attento controllo del budget, in questo articolo le daremo alcuni consigli per coniugare comfort e risparmio:

  • Scelta della classe di viaggio
  • Relax in volo
  • A destinazione

Organizzazione viaggi aziendali: come coniugare comfort e risparmio

La vita quotidiana è già abbastanza frenetica e ricca di impegni tra casa e lavoro, per questa ragione l’organizzazione delle trasferte richiede un’attenzione particolare non solo per ottimizzare i tempi, ma anche per cogliere le opportunità che i viaggi d’affari possono offrire.

Scelta della classe di viaggio

Il primo punto da considerare al momento della prenotazione è sicuramente la tariffa prevista per l’itinerario. Sebbene la voce di costo relativa alle trasferte sia costantemente sotto controllo, nella scelta della classe di viaggio l’elemento discriminante riguarda i servizi inclusi e quelli extra che possono lievitare in fase di redazione della nota spese.

Anche se la Business Class ha un costo superiore rispetto alla Premium Economy o all’Economy Class, una piccola spesa in fase di prenotazione potrebbe rivelarsi la scelta migliore, nel lungo termine, in termini di benefit e servizi inclusi offerti ai passeggeri.

 

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Qualora la Business Class non fosse prevista dalle policy aziendali, un’altra soluzione praticabile è l’accesso all’upgrade tramite i programmi di fidelizzazione che sono una costante quando ci si occupa dell’organizzazione viaggi aziendali per sé o per i propri collaboratori.

Oltre ad accumulare miglia sul proprio conto personale (ad esempio Miles & More o MileagePlus), è possibile anche raccogliere punti attraverso dei programmi aziendali, per saperne di più, clicchi qui.  

A seconda della classe di viaggio scelta, troverà diversi vantaggi che contribuiscono a rendere la trasferta più comoda e rilassante: dallo spazio in cabina al sedile confortevole, dalle diverse opzioni per i pasti a bordo alla possibilità di imbarcare uno o più bagagli in stiva, dall’accesso alle lounge in aeroporto fino alla possibilità di lavorare in volo grazie al collegamento wi-fi.

Relax in volo

Soprattutto per i voli intercontinentali, è fondamentale crearsi una routine di viaggio per ottimizzare i tempi e arrivare a destinazione rilassati e pronti per affrontare riunioni, appuntamenti o eventi importanti.

Un suggerimento può essere pianificare gli orari dei pasti e i momenti di risposo. Se desidera dormire durante il volo, può pensare di consumare un pasto leggero in aeroporto e anticipare tutte le attività, come indossare abiti comodi ancora prima di imbarcarsi.organizzazione viaggi aziendali pasti a bordo

Se invece il suo programma prevede di mangiare a bordo e desidera essere servito per primo, può provare a richiedere un pasto particolare. Solitamente, ai piatti speciali come quelli vegetariani, ipocalorici o senza lattosio viene data priorità rispetto agli altri. In questo modo potrà dedicare il resto del tempo in volo al relax, guardando un film, leggendo oppure lavorando.

A destinazione

Il jet lag è sicuramente il nemico principale di chi viaggia spesso per lavoro, è possibile sconfiggerlo?

Ecco alcuni suggerimenti:

  • Appena salito in aereo, imposti subito l’ora sul fuso orario del luogo di destinazione e dorma solo se là è notte
  • Per iniziare a godersi la destinazione, non mangi troppo in volo e cerchi di tenere l’appetito per l’arrivo dove potrà scoprire ristoranti tipici e immergersi nel nuovo ambiente
Provi a non dormire finché non fa buio a destinazione, anche se il viaggio è stato particolarmente stancante. L’alternanza luce-buio è un elemento cruciale per superare l’ostacolo del jet lag.
organizzazione viaggi aziendali

In ottica di comfort e risparmio, i vantaggi dell’iscrizione a programmi di fidelizzazione non terminano con l’acquisto del volo, ma possono includere altri elementi dell’organizzazione di viaggi aziendali: il noleggio di auto e le prenotazioni alberghiere, ad esempio.

Al banco dell’autonoleggio, esibendo la propria tessera, potrebbe scoprire di avere diritto a un’auto di categoria superiore, senza dovere aggiungere costi extra. Allo stesso modo, anche gli alberghi a volte hanno disponibilità di camere superior o addirittura suite, basterà mettere in pratica le sue doti di negoziazione e chissà che non riesca a ottenerle senza spendere un Euro in più!

 

Quelli che abbiamo elencato nel corso del nostro articolo sono solo alcuni degli accorgimenti che possono aiutarla a coniugare la comodità e il risparmio nell’organizzazione viaggi aziendali. Sia che effettui prenotazioni per conto di responsabili, direttori o colleghi, sia che si occupi delle sue stesse trasferte, saprà che il budget è il metro di valutazione primario nella scelta di compagnia aerea, orario e classe di viaggio. Con qualche attenzione particolare, tuttavia, è possibile ottenere tante delle comodità gradite ai frequent flyer senza dovere sforare il budget previsto, accontentando tutti.

Clicchi qui sotto per scaricare la guida completa con 38 consigli per rendere le sue trasferte di lavoro sempre più piacevoli! 


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Tags: viaggi d'affari, trasferte di lavoro

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