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Viaggio di lavoro: come soddisfare le aspettative dei collaboratori

viaggio di lavoroChe cosa rende felice un collaboratore in viaggio di lavoro? O meglio, quali sono i fattori che possono contribuire a migliorare la sua esperienza di viaggio? La soddisfazione è fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi di business e i travel manager dovrebbero cercare di garantire un’esperienza il più positiva possibile.

Vediamo in che modo, con 3 consigli pratici nell'articolo che segue.

I consigli per un viaggio di lavoro proficuo

Il travel manager, colui che supervisiona tutto ciò che riguarda i viaggi di lavoro in azienda - non solo dell’organizzazione - è anche la persona che dovrebbe garantire il benessere, sempre ricordando l’obiettivo di ottimizzare i costi e contenere il budget.

In linea generale, gli aspetti che possono rendere più piacevole la trasferta per il collaboratore sono:

  • avere la possibilità di scoprire nuovi luoghi
  • potere viaggiare in Business Class o First Class
  • alloggiare in un hotel dotato di ogni comodità
  • poter aggiungere qualche giorno di riposo al viaggio di lavoro
  • disporre di maggiore autonomia nelle prenotazioni
  • accedere alle Lounge in aeroporto
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Per il travel manager non è sempre facile conciliare le richieste interne con i limiti di budget imposti dall'azienda; tuttavia, con alcuni accorgimenti è possibile andare incontro alle esigenze dei colleghi.

Ecco quali sono:

Adottare strumenti tecnologici

Le tecnologie digitali possono davvero migliorare la gestione e la pianificazione del viaggio, soddisfacendo le necessità dei collaboratori all'estero.

In particolare, gli strumenti per le prenotazioni online sono diventati estremamente completi, grazie alla presenza di sempre più servizi, comprese le recensioni e le opinioni di altri viaggiatori business che forniscono informazioni molto utili e spesso determinanti. Bisogna fare attenzione a non farsi influenzare troppo dalle recensioni negative: si tratta sicuramente di spunti utili, ma da valutare con buon senso e nel contesto.

Inoltre, esistono applicazioni che danno la possibilità di accedere in tempo reale alle informazioni riguardanti il proprio volo, il check-in, ma anche l’hotel e i trasferimenti, in modo da essere sempre aggiornati su eventuali modifiche all'itinerario.

Migliorare la comunicazione con i colleghi

Tra gli obiettivi di queste soluzioni innovative troviamo una comunicazione più efficace tra l’azienda e il dipendente in viaggio che semplifica le operazioni di gestione per tutti i colleghi coinvolti. In questo modo, il viaggio di lavoro diventa più flessibile e incontra le necessità dei traveller, oltre a garantire loro una maggiore sicurezza.

Per comprendere l’effettiva riuscita delle trasferte, è fondamentale trovare un canale di comunicazione tra il travel manager e i colleghi. Questionari online, interviste ed email non sono sempre il metodo più efficace, perché i tassi di risposta risultano bassi.

viaggio di lavoro

Come migliorare la comunicazione? Il modo migliore è confrontarsi di persona, soprattutto con i frequent flyer, chiedendo la loro opinione. In qualità di veri esperti rispetto al viaggio di lavoro sapranno consigliare per il meglio. Inoltre, sentendosi ascoltati saranno molto più coinvolti e propensi a collaborare a una gestione ottimale.

Integrare i viaggi bleisure nelle travel policy

Permettere ai collaboratori di prolungare la durata del viaggio per godersi del tempo libero porta un grande vantaggio non solo a loro, ma anche all'azienda. Vuole saperne di più? Legga questo articolo!

In questo modo, si offre la possibilità di combinare lavoro e giorni di relax, incrementando la soddisfazione e, allo stesso tempo, ottimizzando i costi della trasferta. Una vittoria per entrambe le parti in gioco, purché attentamente regolamentata. Ogni aspetto di questa tipologia di viaggi deve essere incluso nelle policy, soprattutto le spese coperte dall'azienda e quelle considerate extra, per evitare malintesi.
In alcune travel policy aziendali, è stata introdotta la possibilità per il collaboratore di non recarsi in ufficio il giorno successivo a un lungo viaggio in aereo, soprattutto se con un volo notturno. Quando si è stanchi e affaticati, si potrebbero commettere errori per la poca concentrazione. Anche in questo caso, quindi, offrire un giorno di riposo è un vantaggio per dipendenti e aziende - che dimostrano una maggiore attenzione al benessere delle persone.

Per il travel manager, non è così scontato potere andare incontro a ogni esigenza, soprattutto dovendo rispettare il budget imposto dall'azienda. La soluzione è quindi cercare soluzioni che avvantaggino l’organizzazione, in ottica di ottimizzazione dei costi, e sostengano il benessere dei collaboratori.

Tra queste, volgiamo ricordare i programmi di incentivazione delle compagnie aeree, pensati appositamente per le imprese e di cui possono beneficiare anche i viaggiatori. PartnerPlusBenefit del Gruppo Lufthansa, ad esempio, dà la possibilità di iscrivere gratuitamente l’azienda che inizia a raccogliere e accumulare punti a ogni viaggio. I Punti Benefit potranno poi essere utilizzati per migliorare l’esperienza di viaggio, offrendo l’accesso alle lounge, voucher per il bagaglio extra in stiva, upgrade della classe di viaggio e tanto altro. Scopra di più cliccando qui!

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Tags: trasferte di lavoro, viaggi d'affari, benessere aziendale, organizzazione viaggio d'affari, travel manager

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